Ein versäumter Unterricht wegen einer Magen-Darm-Erkrankung, eine nicht bestandene Prüfung aufgrund eines Zugausfalls, ein medizinischer Termin, der sich nicht verschieben lässt: Jede Situation erfordert ein entsprechendes Abwesenheitszeugnis, und die meisten Sekretariate der Universitäten lehnen mittlerweile schlecht verfasste oder verspätet eingereichte Dokumente ab. Zu wissen, welches Dokument vorzulegen ist, in welcher Form und innerhalb welcher Frist, verhindert die Erwähnung „unentschuldigte Abwesenheit“, die zu einer Null im kontinuierlichen Leistungsnachweis oder zum Ausschluss von einer Prüfung führen kann.
Digitale Einreichung des Abwesenheitszeugnisses: Was sich an der Universität geändert hat
Seit einigen Jahren verlangen immer mehr Universitäten, dass die Nachweise ausschließlich über das ENT oder ein Online-Formular eingereicht werden, mit dem Upload von gescannten Dokumenten. Die papierhafte Einreichung im Sekretariat oder der Versand per einfacher E-Mail werden nicht überall mehr akzeptiert. Die Universität Bordeaux beispielsweise nutzt die Anwendung PJweb, um diese Dokumente im Verwaltungsdossier des Studenten zu zentralisieren.
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Konkret bereitet man das Dokument vor, scannt oder fotografiert es ordentlich und reicht es dann auf der entsprechenden Plattform ein. Den Einreichungskanal überprüfen, bevor man das Abwesenheitszeugnis verfasst, spart Zeit, um einen Brief zu senden, den niemand bearbeiten wird.
Was die Frist betrifft, bleibt die am weitesten verbreitete Regel die Übermittlung innerhalb von 48 Stunden nach Beginn der Abwesenheit. Danach kann selbst ein legitimer Grund als unentschuldigte Abwesenheit umqualifiziert werden, wie es die Regelung des CREPS Rhône-Alpes oder die der Universität Tours festlegt.
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Wenn man Vorlagen für Abwesenheitszeugnisse für die Universität konsultiert, spart man Zeit bei der Erstellung und konzentriert sich auf die Einhaltung dieser Frist.
Akzeptable Abwesenheitsgründe an der Universität: ärztliches Attest, Einladung und höhere Gewalt
Nicht alle Abwesenheiten lassen sich auf die gleiche Weise rechtfertigen, und einige Gründe erfordern eine bestimmte Art von Dokument. Man unterscheidet in den meisten Studienordnungen drei große Kategorien.
Abwesenheit aus medizinischen Gründen
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (oder Krankschreibung) bleibt das stärkste Abwesenheitszeugnis. Ein oft übersehener Punkt: ein einfaches ärztliches Attest ohne Krankschreibung ist nicht immer akzeptabel. Die Universität Tours weist ausdrücklich in ihrer Studienordnung darauf hin. Für ein krankes Kind wird in der Regel ein ärztliches Attest auf den Namen des Kindes akzeptiert, sofern es innerhalb von 48 Stunden übermittelt wird.
Ein medizinischer Termin, der auf einen Unterrichts- oder Praktikumszeitraum fällt, rechtfertigt selten allein die Abwesenheit. Einige Universitäten akzeptieren dies nur, wenn der Student nachweist, dass kein anderer Termin verfügbar war. Im Zweifelsfall fügt man die Bescheinigung des Arztes bei, die die Uhrzeit und das Datum des Termins angibt.
Offizielle Einladungen
Einige Einladungen gelten als automatisches Abwesenheitszeugnis:
- Einladung zur Führerscheinprüfung (praktische oder theoretische Prüfung), die unverändert dem Dossier beigefügt werden muss.
- Einladung von Pôle Emploi (Frankreich Arbeit) im Rahmen eines Integrations- oder Ausbildungsprogramms.
- Gerichtliche oder administrative Einladung mit dem offiziellen Stempel des Dokuments.
Für Leistungssportler, die auf der Ministerialliste stehen, wird die Einladung zu einem Wettkampf akzeptiert, sofern sie dem im Voraus mit dem Ausbildungskoordinator genehmigten vorläufigen Kalender entspricht.
Höhere Gewalt und familiäre Ereignisse
Der Tod eines Ehepartners oder eines Elternteils ersten oder zweiten Grades berechtigt zu einer entschuldigten Abwesenheit bei Vorlage einer Sterbeurkunde oder eines Sterbeaktes. Für äußere Ereignisse (Transportausfälle, Naturkatastrophen) verlangen die Universitäten zunehmend materielle Beweise wie eine Bescheinigung des Transportdienstleisters oder einen datierten Zeitungsartikel. Die Rückmeldungen hierzu variieren je nach Fachbereich: Einige UFR akzeptieren noch eine einfache schriftliche Erklärung, andere nicht.
Eidesstattliche Erklärung für eine Abwesenheit an der Universität: ein zunehmend weniger akzeptiertes Mittel
Über lange Zeit genügte es, eine eidesstattliche Erklärung zu verfassen, um eine einmalige nicht medizinische Abwesenheit zu rechtfertigen. Diese Praxis wird eingeschränkt. Mehrere Einrichtungen geben mittlerweile an, dass eidesstattliche Erklärungen nicht mehr akzeptiert werden, um Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Studium, der Arbeit oder den Einkünften zu rechtfertigen.
Die eidesstattliche Erklärung wird nur für Situationen akzeptiert, die nicht durch ein offizielles Dokument belegt werden können, zum Beispiel ein schwerwiegendes häusliches Problem ohne dokumentierte externe Intervention. In allen anderen Fällen legt man ein Dritt-Dokument vor: Arbeitgeberbescheinigung, ärztliches Attest, Einladung.
Wenn man dennoch auf dieses Format zurückgreifen muss, sollte die Formulierung präzise sein: vollständige Identität, Datum und Uhrzeit der Abwesenheit, detaillierter Grund, handschriftliche Unterschrift (oder elektronisch, wenn die Einreichung digital erfolgt). Ein vager Text wie „abwesend aus persönlichen Gründen“ wird von den meisten Studienbüros abgelehnt.
Ein effektives Abwesenheitszeugnis verfassen: Struktur und Fehler, die zu vermeiden sind
Ein abgelehntes Zeugnis wird selten aufgrund des Grundes abgelehnt. Das Problem liegt fast immer in der Form. Hier sind die Elemente, die jedes Dokument enthalten muss:
- Briefkopf mit Name, Vorname, Matrikelnummer, Fachbereich und Studiengang.
- Klarer Betreff, der „Abwesenheitszeugnis“ erwähnt, gefolgt vom betreffenden Datum.
- Textkörper, der den genauen Grund, die Dauer der Abwesenheit und das zugehörige Dokument (Krankschreibung, Einladung, Bescheinigung) angibt.
- Schlichte Grußformel und Unterschrift, mit Kontaktdaten (vorzugsweise universitäre E-Mail).
Das Zeugnis von der eigenen universitären E-Mail-Adresse zu senden, erhöht die Glaubwürdigkeit. Die Sekretariate filtern oft Nachrichten von persönlichen E-Mail-Adressen wie Gmail oder Outlook, insbesondere wenn das Volumen an zu bearbeitenden Abwesenheiten hoch ist.
Eine weitere häufige Falle: ein unleserlicher Scan beizufügen. Man sollte überprüfen, ob die Auflösung ausreichend ist, ob das Dokument im PDF-Format vorliegt und ob alle Informationen (Stempel, Unterschrift des Arztes, Datum) sichtbar sind. Eine abgeschnittene oder verschwommene Datei wird als unentschuldigte Abwesenheit behandelt, bis ein neues Dokument vorliegt, und die Frist von 48 Stunden wird wahrscheinlich überschritten.
Der Trend zur digitalen Formalisierung von Abwesenheitszeugnissen wird sich nicht umkehren. Ein standardisiertes Modell, das auf dem eigenen Computer gespeichert ist, mit vorausgefüllten Feldern (Identität, Studiengang, Matrikelnummer), ermöglicht es, schnell zu reagieren, wenn die Abwesenheit eintritt. Die Zeit, die man bei der Erstellung spart, kommt der Einhaltung der Übermittlungsfrist zugute, die das entscheidende Kriterium dafür bleibt, dass ein Zeugnis akzeptiert wird.